Liberare le idee in azienda

Ultimamente sono stato coinvolto in un progetto di Idea management. Ecco quello che sto imparando dai miei colleghi man mano che il progetto prende vita.

Spesso emerge come la grande sfida per le aziende sia il riuscire a parlare con i propri dipendenti. Non solo per aumentare il senso comunitario, ma anche per permettere alle idee di circolare. Da diversi anni ormai si è preso sempre più coscienza di quanto anche i lavoratori della “base” possano e debbano contribuire attivamente alla costruzione dello spazio in cui vivono.

Ma non basta organizzare qualche evento per dare una risposta. Bisogna intuire che il top management non sia l’unico custode delle buone idee. Bisogna invece avere fiducia che le persone che quotidianamente vivono la vita dell’azienda, i suoi problemi, le sue passioni, le sue fatiche, siano anch'esse custodi di suggerimenti e proposte fondamentali per permettere ad una società di evolvere in modo sano.

L’Idea management

Dai primi anni del 2000 si sono intensificate all'interno delle aziende e in letteratura le attività legate all’Idea management, che si svolgono in:

spazi, perlopiù digitali, dove le persone possono proporre, discutere, votare e avanzare idee, proposte e suggerimenti volti a innovare processi, prodotti o servizi.

Si tratta di attività tanto fondamentali, quanto poco sviluppate (sul serio) nei contesti aziendali. Spesso chi sta in alto non si rende conto o semplicemente non vede la vita che scorre sotto di lui. Al contempo chi lavora alla base è sfiduciato nel proporre idee, perché manca un canale istituzionalizzato, o perché teme semplicemente di dare fastidio (o peggio ancora di sbagliare).

Invece un’azienda è un organismo. Le parti non possono essere separate le une dalle altre. Tutti devono sentire che esiste un luogo, digitale o meno, dove far sentire la propria voce, così da innovare processi, così come sistemare problemi (la parola tabù in molte aziende). Per questo nascono iniziative aventi la funzione di dialogare su specifiche idee, attorno a tematiche o domande proposte o create ad “hoc”, dette challenge. Queste attività possono essere utili, per far letteralmente respirare l’azienda, trovare problemi altrimenti non visibili, ma anche semplicemente per innovare ascoltando la voce dei protagonisti che ci vivono dentro.

Un’attività utile. Ma, come per ogni cosa, per farla è necessario preparare bene il terreno. Non basta tirare su una piattaforma e dire: “parlate”, “risolvete”, “innovate”. Il rischio di fallimento sarà dietro l’angolo. Invece, come in quasi tutte le cose, ciò che è fondamentale sta nell'inizio. Sta nel come viene impostato il lavoro. Sta nel modo in cui viene organizzata la comunicazione fra le persone, spiegandogli lo scopo e mostrandogli la direzione che si vuole prendere.

Da cosa partire

1. Dai perché. Banalità! Ma non lo è. Quante volte corriamo il rischio di partire dal dover fare qualcosa senza prima chiederci il perché? In teoria mai. In pratica sempre. Perché faccio un progetto di Idea management? Perché devo risolvere dei problemi? Perché voglio innovare? Non dev'essere una domanda retorica. Solo una volta definiti i perché potremo avere il committment (la motivazione) necessario, affinché le persone chiave nell'azienda si spendano fino in fondo in questa attività.
2. Dalle persone. Ammettiamolo. Quante volte pensiamo di bastare a noi stessi e di poter prendere decisioni intelligenti da soli. Eppure la nostra (mia!) storia ci smentisce continuamente. Aprire un canale (digitale o meno) per il dialogo con gli altri invece non solo sarà utile, ma ci stupirà, perché partirà dal massimo comune multiplo delle esperienze di tutti, invece che dal minimo comune denominatore della mia singola esperienza.
3. Dalla formazione. Cosa c’entrerà mai la formazione con un’attività come l’Idea management? Eppure per un utente proporre qualcosa di fronte a tutti mica è semplice. Trovare la forza di “bucare” lo strumento digitale lo è ancora di più”. Presentare le idee in modo corretto o commentarne di altre poi è indispensabile e non si può pensare che gli attori coinvolti nascano preparati. Bisogna educare la persona sia alla comunicazione, sia all'uso dello strumento che viene proposto per fare queste attività.

Cosa evitare

1. Pensare che quello che si vede sia la realtà. Questo in particolare per chi sta in alto e decide. Decidere a priori su cosa discutere è sicuramente più tranquillizzante, ma non permetterà davvero a chi sta alla base di portare alla luce problemi, idee, innovazioni che possano fare la differenza. Se dici a una persona che cosa dovrà dire, come potrà mai questa stupirti?
2. Non spiegare perché lo si vuole fare. Non c’è niente di più letale, da un punto di vista motivazionale, che dover fare una cosa senza capirne la ragione. A scuola, da studenti, per molti di noi è stato più che evidente. Perché non dovrebbe essere a maggior ragione vero per chi lavora? Se chi deve contribuire percepirà l’attività proposta come astratta, impositiva, o peggio ancora inutile, è molto facile che il progetto fallisca.

Cosa fare

1. Definire in modo cristallino le 5 W. In altre parole: procedure. Bisogna evitare di buttare lì provocazioni e avviare discorsi sperando che gli attori coinvolti nel processo di Idea management riescano ad organizzarsi autonomamente. Chi fa che cosa, quando, come e dove. Se si vuole veramente cambiare è necessario formalizzare un processo strutturato (periodico, spontaneo…) di innovation per dare seguito concreto ai presupposti, magari con obiettivi diversi: efficienza, produttività, engagement, etc.
2. Abbattere i silos. In questo caso l’utilità nell'uso di spazi di dialogo digitali è proprio quella di permettere a persone che normalmente non riescono a vedersi di poter finalmente comunicare agevolmente. Come si può credere che la creazione team di discussione verticali, quindi composti da persone già facenti parte del medesimo gruppo, riesca a risolvere digitalmente qualcosa che è stato irrisolvibile personalmente?
3. Premiare l’impegno. Chi si impegna per proporre nuove idee, le discute, le vota, non può trovarsi penalizzato rispetto a chi invece non fa nulla e porta semplicemente a termine i suoi task quotidiani. Credere che le persone facciano le cose “gratis” non potrà mai bastare. Se ho deciso di dare una voce ai professionisti che popolano un’azienda è perché credo che la loro voce abbia un valore. Quindi gli devo dare un valore (non necessariamente monetario, ma comunque glielo devo dare), anche semplicemente attraverso dei riconoscimenti.
4. Valorizzare le idee dal basso (ma prevedere un momento politico per vagliarle) E’ l’ultimo punto, ma forse il più importante. Bisogna capire che, se anche alla base è utile che venga data una voce, è altrettanto importante che chi decide possa selezionare che cosa approfondire e che cosa invece no. Non tutte le idee hanno la stessa importanza. Così come chi sta in basso non necessariamente ha tutto il quadro d’insieme. Però, permettere alla base di avere un voce permetterà ai quadri decisionali di dedicare più tempo a una fase essenziale del proprio lavoro, cioè veicolare attraverso la propria visione le energie dell’azienda in una direzione precisa.
5. Infine non si potrà mai sottolineare abbastanza l’importanza di dare seguito alle idee. Metterle a terra insomma. Il che porta come corollario la necessità di supportare il cambiamento con strumenti specifici tipici del project management, tra cui l’analisi, il product design, un piano di comunicazione, il design dell’esperienza, etc.

Cosa c’entra l’Idea management con la formazione?

Spesso siamo portati a credere che la formazione sia un momento preciso. Riteniamo che ci debba per forza essere un formatore e delle persone che devono essere formate in un dato luogo e momento. E spesso è-e deve essere-così. Ma se lo scopo di un momento formativo è che delle persone crescano e imparino, allora si capisce bene che anche organizzare correttamente un processo aziendale, in modo tale che le persone si aiutino a crescere a vicenda, è esso stesso un atto formativo. Starà a chi organizza il processo di Idea management fare in modo tale che questo non serva solo a migliorare la comunicazione (il mezzo), ma a permettere che gli attori coinvolti contribuiscano vicendevolmente alla crescita professionale l’uno dell’altro (il fine), che è di fatto uno dei presupposti fondanti per fare vera innovazione aziendale. Per questo, peraltro, potrebbe essere interessante valutare l’opportunità di introdurre dinamiche di idea management anche dentro le scuole e gli istituti di formazione, sia tra professori, sia tra studenti. Chissà, forse anche quei ragazzi, a cui così spesso pensiamo di dover insegnare tutto, non solo hanno qualcosa da insegnarci, ma ci potranno addirittura stupire!

Scritto, con cura, da Alessandro Giovanazzi su Euristika!

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